公司周年晚宴籌備指南：由場地到音響燈光的完整時間表
香港的周年晚宴旺季集中在 11 月至農曆新年前。熱門酒店宴會廳往往在半年前已被訂滿，而影音團隊在 12 月的週末檔期同樣緊張。
這份指南按倒數時間排列整個籌備流程，並標明每個階段真正的死線在哪裡。內容整理自我們承接由數十圍到 350 席以上晚宴的實際經驗。
周年晚宴應該何時開始籌備？
建議提前 4 至 6 個月開始，最遲 3 個月。 關鍵不是整體時間長短，而是場地與影音團隊這兩項要最早鎖定，它們決定了之後所有安排的可行性。
以下時間表為一般參考。整體籌備節奏以主辦方或活動統籌（event agency）的安排為準，NANOS 負責影音技術部分，會配合你們的時間表進行場勘及落實方案。
階段 | 時間點 | 要完成的事 |
定調 | T-6 至 T-5 個月 | 確定日期、預算範圍、預計圍數、活動性質（純宴會 / 有表演 / 有頒獎） |
鎖場 | T-5 至 T-4 個月 | 場地實地視察、落訂。旺季熱門檔期需更早 |
物色供應商 | T-4 至 T-3 個月 | 影音、場佈、攝錄、司儀、表演單位開始接觸及報價 |
落實方案 | T-3 至 T-2 個月 | 影音場勘、確認技術方案、簽約落訂 |
內容製作 | T-2 至 T-1 個月 | Rundown 定稿、影片與簡報製作、背幕設計、座位表 |
收尾 | T-1 個月至 T-2 週 | 技術綵排安排、最終圍數確認、流程對稿 |
活動週 | T-1 週 | 最終 rundown 派發、物資點算、天氣或突發應變預案 |
活動日 | 當日 | 進場、搭建、綵排、演出、拆場 |
最常見的時間錯誤： 場地訂好了，但等到活動前一個月才找影音公司。此時已無法做有意義的場勘，吊掛方案、電力需求、舞台尺寸全部要遷就既定條件，成本反而更高。
場地如何選擇：三種類型的取捨
酒店宴會廳
最常見的選擇。優點是配套齊全（餐飲、後勤、泊車），缺點是進場時間通常受限，多數只准活動當日早上進場，大型搭建會很趕。
天花吊點承重與位置因酒店而異，落訂前應要求提供吊掛圖則。部分場地對進場流程與吊掛審批設有既定程序，需預留額外行政時間。
展覽場館
適合 200 圍以上。空間與樓底充足，可做大型舞台與 line array 吊掛，進場時間也較寬鬆（可前一晚通宵搭建）。
我們在 AECOM 香港 2025 周年晚宴承接 350+ 圍的規模，由不同團隊輪替完成搭建、綵排與演出。這種規模在酒店宴會廳幾乎無法執行。
缺點是餐飲需另外安排，場地本身較「空」，場佈成本上升。
非常規場地
會所、船上、戶外空間、藝術空間等。視覺獨特，但幾乎所有基建都要自備：電力、吊掛、防水、後勤動線。預算需預留較大彈性，亦要提早確認場地保險與牌照要求。
圍數如何影響整體配置
圍數不只是訂幾多枱的問題，它連動整個技術配置。
圍數 | 音響配置 | 其他連動影響 |
50 圍以下 | Point source 分區覆蓋 | 基本面光即可，舞台可較小 |
50–150 圍 | Point source 加密或小型 line array | 需考慮後排視線，可能要加 LED 或投影 |
150–250 圍 | 吊掛 line array | LED 屏幕尺寸需放大，燈光要覆蓋更闊 |
250 圍以上 | 吊掛 line array 連延時喇叭 | 多組技術員輪替、進場時間大幅拉長、可能需要側屏 |
要留意： 圍數在籌備後期經常變動。由 120 圍加到 180 圍，音響覆蓋方式可能要整套改，並非「加多兩隻喇叭」。與影音公司確認方案時，應同時說明圍數的上下浮動範圍。
影音技術需要提早多久安排？
最遲 T-3 個月接觸，T-2 個月完成場勘並落實方案。
原因不是報價需時，而是場勘結果會反過來影響其他決定：
吊點不足 → 要改用地面桁架 → 佔用地面 → 減少座位 → 影響圍數
電力不足 → 要安排臨時電力接駁 → 需註冊電業承辦商 → 需場地審批時間
樓底過矮 → LED 屏幕尺寸受限 → 影響背幕與視覺設計
有樂隊表演 → 需要 IEM 監聽與樂器收音 → 人手與器材配置完全不同
香港活動涉及臨時電力接駁，法例要求由註冊電業承辦商處理。NANOS 為機電工程署（EMSD）註冊電業承辦商，牌照編號 036702，所有設備由公司自家註冊電工定期檢查及保養。
Rundown 與表演環節設計
Rundown 是技術團隊的執行藍本。以下幾點在設計時就要考慮，否則現場會很被動：
場地換景時間：由頒獎轉到樂隊表演，燈光與音響需要切換時間。rundown 上預留 2–3 分鐘緩衝，勝過現場勉強應付。
講者交接：多位高層輪流上台，是無線麥克風最易出現問題的環節。事先確定使用手持、頭戴還是講台款式，並安排後備。
影片播放：提早提供影片檔案與規格（解像度、比例、音軌），避免現場才發現格式不符。
抽獎與互動：涉及畫面切換與燈光配合，需在綵排跑一次。
紙花、煙機等特效：需確認場地是否容許，部分酒店會觸發火警系統。
綵排： 有表演環節的晚宴，強烈建議安排當日綵排，並確保所有表演者與司儀在場。綵排是唯一能發現流程漏洞的機會。
最常見的 5 個籌備失誤
太遲接觸影音公司：場地已定、rundown 已出，技術方案只能遷就，成本與風險同時上升。
圍數估得太保守：後期加圍導致音響覆蓋方案要重做。
忽略進場時間：只看活動時間，沒計算搭建需時。酒店只准早上進場的話，大型舞台幾乎做不到。
沒確認場地額外收費：吊點費、電力接駁費、進場費由場地直接收取，不在影音報價內，容易造成預算超支。
沒有單一對接窗口：場地、餐飲、影音、場佈、攝錄各自對接不同人，資訊斷層。建議由主辦方指定一名統籌，影音方面亦應由同一位項目經理全程跟進。
常見問題
Q：周年晚宴要提前多久籌備？ A：建議提前 4 至 6 個月，最遲 3 個月。場地與影音團隊要最早鎖定，旺季（11 月至農曆新年前）熱門檔期需更早。
Q：影音公司何時要開始接觸？ A：最遲活動前 3 個月，並在前 2 個月完成場勘及落實技術方案。場勘結果會影響座位、舞台與場佈安排，太遲會連帶影響其他決定。
Q：350 圍的晚宴與 100 圍有何分別？ A：音響要由 point source 改為吊掛 line array 連延時喇叭，LED 屏幕需放大或加設側屏，技術人手要分組輪替，搭建時間亦會大幅拉長，通常需要前一晚開始進場。
Q：周年晚宴應選酒店宴會廳還是展覽場館？ A：200 圍以下、重視餐飲與配套，選酒店宴會廳；200 圍以上、需要大型舞台與充裕搭建時間，選展覽場館。
Q：NANOS 可以支援哪些場地？ A：我們經常於 HKCEC（香港會議展覽中心）、AsiaWorld-Expo（亞洲國際博覽館）、Henderson The Cloud 及 Rosewood 等各大酒店宴會廳、戶外場地及政府場館執行項目。
準備開始籌備？
由諮詢、場勘、報價、搭建到現場執行，設備租賃加技術團隊一次到位。無論是 50 圍還是 350 圍，由同一位專屬項目經理全程跟進。
[聯絡我們] ｜ WhatsApp 9172 5800
延伸閱讀：香港活動影音報價指南
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